安全程序文件
 
 

原材料/加工材料進出記錄文件

貨倉安全工作指引

 

1.0     目的：本程序的目的是確保我公司在進行產(chǎn)品的生產(chǎn)、儲存、運輸?shù)倪^程中。倉庫人員遵守美國海關(guān)的 C-TPAT （海關(guān)—貿(mào)易伙伴防恐）安全指導(dǎo)，以便在美國以外的運輸海關(guān)結(jié)關(guān)不會推遲，或由于竊賊或恐怖分子使用以上的環(huán)節(jié)作為運送違禁物品進入美國的運輸工具。

 

2.0     范圍：本指引適用于原生產(chǎn)商和倉庫人員進行產(chǎn)品的生產(chǎn)、儲存或運輸。貨倉負責(zé)人對貨物裝載及外來物料的核查和驗收。

 

3.0     職責(zé)：安全經(jīng)理負責(zé)貨物裝載過程及外來人員進入貨倉的監(jiān)控。貨倉負責(zé)人對貨物裝載及外來物料的核查和驗收。

 

4.0     參考文件：C-TPAT 美國海關(guān)—貿(mào)易伙伴防恐安全指引。

 

5.0     程式

 

5.1.       安全培訓(xùn)：所有從事貨倉工作的雇員必須接受安全教育，認(rèn)知危險意識和識別內(nèi)部陰謀的培訓(xùn)。未經(jīng)培訓(xùn)或許可人員一律不得進入貨物裝卸區(qū)，進出貨倉必須接受登記。

 

5.2.       來料驗收及儲存：所有來料由貨倉部和安全經(jīng)理或指定代表人核對PMC發(fā)出的《采購單》，對無貨單物料一律拒收看待。經(jīng)核實后的外來物料，第一時間進入獨立的驗收報區(qū)域，并由IQC 對貨品質(zhì)量的檢驗。來貨數(shù)量必須符合《采購單》或《來貨單》數(shù)量，貨物的多少貨倉部應(yīng)進行相應(yīng)的調(diào)查，嚴(yán)重的需向廠部或洋行舉報。禁止一切無貨單物料進入或被偷竊強取的事件發(fā)生。經(jīng)IQC檢查后，合格的來料貨物應(yīng)存放于合格區(qū)內(nèi)，分區(qū)擺放，并附上適當(dāng)標(biāo)識；物料的進出應(yīng)記錄于《物料儲存記錄卡》上，以便日后跟蹤追述。成品儲存?zhèn)}要有專人負責(zé)管理，任何未經(jīng)許可人士不得隨便進入；如有客戶或品質(zhì)檢查員進行檢驗時，必須要有主管級以上人員陪同。所有貨物的儲存環(huán)境必須有防盜、防非法進入的門窗，并有管理員對物料進行調(diào)查并上報公司或客戶。

 

5.3.       貨物對外運輸

ü          成品外運時必須由貨倉人員核對運輸車司機出示的運輸通知，在符合船務(wù)部發(fā)出的指示后方能裝載貨物。船務(wù)指示包括《出貨通知書》、《托運單》、柜紙等。

ü          一般物料、半成品對外的運輸需憑PMC或船務(wù)部出具的通知進行裝載。

ü          所有貨車、集裝箱在裝載物前必須接受例行的車箱檢查并清潔干凈。如發(fā)現(xiàn)車門關(guān)不嚴(yán)或車箱破爛的應(yīng)向貨倉負責(zé)人提出，不可接受該類車箱進行貨物裝載。

ü          在裝載區(qū)域內(nèi)進行貨物裝載時，需由安全經(jīng)理或代表人進行監(jiān)控，未經(jīng)許可人員或車輛不得進入該區(qū)域內(nèi)。

ü          在裝載區(qū)域內(nèi)進行貨物裝載時，需由安全經(jīng)理或代表人進行監(jiān)控，未經(jīng)許可人員或車輛不得進入該區(qū)域內(nèi)。

ü          貨物在裝載好后應(yīng)由貨倉負責(zé)人負責(zé)檢查該車輛裝載貨物數(shù)量合格后再即時上鎖，并由安全人員確認(rèn)，司機在領(lǐng)取貨倉開出的運輸或報單后即可將貨物運送出廠。

ü          如對裝載貨物的車箱使用一次性封條的，應(yīng)于運輸單上填寫封條號碼，讓收貨方對裝載車輛進行檢驗是否在運輸過程中被篡改過，如發(fā)現(xiàn)被篡改過應(yīng)雙方都有責(zé)任對此展開調(diào)查，結(jié)果需向廠部及客戶申報。

 

反偷竊程序

 

1.0     目的：本程序的目的是為了加強公司內(nèi)的物理安全和管理制度，有效地防止一切偷竊活動的進行，確保公司財產(chǎn)的安全。

 

2.0     范圍：本程序主要適用于公司內(nèi)的一切財產(chǎn)的儲存和管理。

 

3.0     職責(zé)：保安經(jīng)理安排對進出財物的監(jiān)管；各部門主任負責(zé)物料儲存安全環(huán)境的維護；物料員負責(zé)進出物料的賬面及儲存數(shù)量的核查；維修部負責(zé)公司內(nèi)物理安全設(shè)施的維護及安裝。

 

4.0     程序

 

4.1     物理安全

ü          公司內(nèi)的所有門窗必須具備防盜功能，大門需安裝防盜鎖，窗口加裝插銷，以防止一切非法的進入。

ü          廠區(qū)范圍內(nèi)四周及裝貨、卸貨區(qū)域安裝錄像系統(tǒng)，監(jiān)控廠區(qū)外部和貨物交收的安全活動。

ü          出入廠區(qū)只限唯一的出入口，并有保安員全日24小時進行全天候輪值看守。

ü          對高價值物品要有加強物理保護，加設(shè)牢固的鐵箱或設(shè)有“貴重物品”房進行指定擺放。

 

4.2     出入控制

ü          非本公司人員的進入必須進行相關(guān)的登記，進入廠區(qū)內(nèi)由保安員負責(zé)記錄來訪者姓名、所屬公司、事由、被訪人、時間及領(lǐng)取的“賓客卡”編號等。

ü          所有員工不得攜帶私人物品進入生產(chǎn)廠區(qū)內(nèi)，所有物品的外出必須服從保安員的檢查，并進行相關(guān)的資料記錄，嚴(yán)禁公司的任何物品被私人攜帶外出。

ü          加強廠區(qū)內(nèi)的安全巡邏，嚴(yán)密注視廠區(qū)內(nèi)無身份識別或可疑人員的盤查及記錄。

ü          有足夠的標(biāo)語提醒所有員工未經(jīng)許可不得進入限制區(qū)域內(nèi)，如：落貨區(qū)、裝貨區(qū)、成品倉、貨物停車場等。

 

4.3    物料跟蹤

ü          倉存物料必須做好《物料儲存記錄卡》，按物料先到先出的程序進入發(fā)放，物料管理的員工需對管理范圍內(nèi)的物料進行定期的檢查，如發(fā)現(xiàn)有物料短缺，必須即時向部門匯報，各部門視乎情節(jié)的輕重向廠部及保安部匯報，并由保安部安排調(diào)查工作。

存?zhèn)}物料定期檢查記錄

  XX五金塑膠制品有限公司
 
文件名稱：貨物收發(fā)控制程序
 
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一、目的：制訂貨物收發(fā)制度，確保公司及客戶的資源合理使用和安全。
 
二、范圍：貨倉收發(fā)人員及采購人員。
 
三、控制程序
 
 

ü      所有物料必須由貨倉專人負責(zé)收入及發(fā)放。

ü      采購部所有采購單要第一時間派發(fā)到貨倉部。

ü      供應(yīng)商所有送貨單均要注明訂單號、貨號、中文名稱、數(shù)量、重量等資料，送貨單不完整需通知供應(yīng)商補充資料，傳真給貨倉人員參考后簽發(fā)貨物暫收單，正式單據(jù)后補，否則可拒收貨。

ü      貨倉人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購單數(shù)量、型號，收取貨物，超出及少數(shù)量要通知采購部負責(zé)人確定處理。

ü      貨物超出及短少部份報表在入倉手續(xù)完畢后，應(yīng)將表呈交采購部跟進。

ü      倉庫負責(zé)人應(yīng)將已檢驗合格物料分類擺放在相關(guān)位置并做好入倉卡及賬簿登記。

ü      不合格物料應(yīng)擺放在“次品區(qū)”或“侍處理區(qū)”，由采購部聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商收回。

ü      車間物料領(lǐng)用必須有由部門主管審核的“領(lǐng)料單”。

ü      所有需外發(fā)物品必須持有統(tǒng)籌部指令單，否則倉庫不受理。

ü      貨倉按“領(lǐng)料單”內(nèi)容發(fā)放車間所需物料，并做好記錄。

ü      貨物發(fā)放應(yīng)循“先進先出”的次序。

貨物憑據(jù)管制程序

 

ü          本程序明確有送貨單據(jù)的開具、經(jīng)手、保存等管制措施，以保證我公司出進貨物的帳目清晰、手續(xù)完善。對運輸資料或資料系統(tǒng)的控制以防無許可接觸，免被不法分子利用而造成盜竊或恐怖事件。

ü          本程序適用于貨倉工作人員、司機等凡接觸運貨單及運貨資料的人員。

ü          貨倉工作人員核實收發(fā)貨單據(jù)，點收或發(fā)放貨物后簽名確認(rèn)，貨倉主管審核、保存原始單據(jù)交公司財務(wù)負責(zé)人。

ü          貨倉工作人員要收到相關(guān)的指令性文件資料方能進行收發(fā)貨工作，如PMC部發(fā)出的《采購單》、船務(wù)部發(fā)出的《出貨通知書》等，貨倉工作人員務(wù)必核實貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，在此過程中，一定要警惕非貨單物料的進入，在確認(rèn)無誤后才可簽批。

ü          對于收發(fā)貨單據(jù)，托運成品貨單據(jù)等資料的原始單據(jù)于收發(fā)貨后次日（最好在二十四小時內(nèi)）交財務(wù)部有關(guān)分管負責(zé)人。

ü          貨倉部只保存貨運單據(jù)復(fù)印件一個月，在每月月底將所有復(fù)印單據(jù)交公司存盤。對于公司的運輸資料和資料系統(tǒng)要嚴(yán)格保密。

收貨和運輸程序

 

目的：設(shè)立本程序以規(guī)范收貨和運輸動作來防止貨物丟失或非準(zhǔn)許進入，滿足美國海關(guān)C-TPAT 防恐要求。

范圍：本程序適用于所有從事收貨和運輸?shù)呢泜}人員和司機以及其它相關(guān)工作人員。

職責(zé)：由貨倉主管策劃和安排貨場倉工作貨物運輸，具體運輸工作由司機人員負責(zé)。
 

收貨程序
 

ü          所有物料由貨倉部和安全經(jīng)理或指定代表人核對PMC發(fā)出的《采購單》對無貨單物料一錄拒收。經(jīng)核實的外來物料第一時間進入獨立的驗收區(qū)域。由IQC 對物料進行質(zhì)量檢驗，結(jié)果記錄于《IQC檢查報告》。

ü          來貨數(shù)量必須符合《采購單》或《來貨單》數(shù)量，對數(shù)量不符的物料貨色部應(yīng)進行相應(yīng)的調(diào)查，防止一切無貨單物料的進入或被偷竊強取導(dǎo)致物料丟失，嚴(yán)重的需向廠部或洋行舉報。

ü          經(jīng)IQC檢查后，合格的來料貨物應(yīng)存放于合格區(qū)內(nèi)，分區(qū)擺放，并附上適當(dāng)標(biāo)識；物料的進出應(yīng)記錄于《物料儲存記錄卡》，以便日后跟蹤追述。

ü          所有貨物的儲存環(huán)境必須有防盜防非法進入的門窗，并有管理員對物料進行調(diào)查并上報公司或客戶。

 

《現(xiàn)場收貨登記表》

 

 

品名 供貨商 訂購單號 規(guī)格 單位 收貨數(shù)量 未交數(shù)量 品質(zhì)狀況 備注
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
收貨員：              主管：               
 
 

貨物超重/短缺分析程序

由PMC部和貨倉部聯(lián)合對物料的短缺和過剩進行追溯、調(diào)查，根據(jù)途徑展開物料短缺調(diào)查：生產(chǎn)過程中的損耗、流通中的損耗和誤存、因存放時間過長而變質(zhì)或超過使用周期而損毀、不明丟失。造成物料過剩應(yīng)調(diào)查：訂購數(shù)量過多、不同型號物料的混入、錯以它種物料代發(fā)、取消訂單等。將調(diào)查結(jié)果詳細記錄交PMC部。產(chǎn)品主任和貨倉主管根據(jù)物料過剩和短缺的調(diào)查報告聯(lián)決商討處理方法，報生產(chǎn)經(jīng)理審批，處理方法記錄于《存?zhèn)}期檢查記錄》，各相關(guān)部門亦根據(jù)決定對物料作出相關(guān)處理。產(chǎn)品主任根據(jù)《客供物料存量記錄》，對客供物料的壞料、損耗、積存及時與客戶溝通，并協(xié)商處理方法。

 

如果發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)該按如下程序進行：海關(guān)封關(guān)報關(guān)員－運輸過程司機－IQC照相負責(zé)人－裝柜出貨負責(zé)人－成品入倉負責(zé)人等進行追查，并將追查結(jié)果報告上級處理。

REMARK（備注）                                                       編號：
 

發(fā)放部門 PMC 收貨組  成品倉  原料倉  金屬倉  贈品倉  散單倉  危險倉  廢品倉
簽名                  
 

貨物收入異動表

  日期 供應(yīng)商 訂單號 貨號 貨物名稱 訂購數(shù)量 實際收入數(shù)量 多/少數(shù)量 采購審核結(jié)果 貨倉處理結(jié)果 注
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     

制表：                           主管審核：                             反恐負責(zé)：

備注： 1：此份表格所有涉及物品都要經(jīng)反恐負責(zé)人審核簽名方可生效。2：造成貨物數(shù)量超額或短缺的原因需供應(yīng)商書面文件解釋并專人存檔備查。