對于ISO9001質(zhì)量管理體系中不合格項的事實和證據(jù)內(nèi)審員要做好記錄，以便于查證。不合格項的事實要得到產(chǎn)生不合格項部門的負責人的確認。受審核部門如果對不合格項有意見分歧，審核組應(yīng)向其做出耐心的解釋，并提供相應(yīng)的證據(jù)，也可以帶受審核部門的代表到產(chǎn)生不合格項的地方去重新查證。

經(jīng)審核組討論決定，受審核部門確認的不符合項，由該審核員負責編寫不合格報告。

一、不合格報告的主要內(nèi)容

1、不符合實施的描述；
2、判為不符合項的理由；
3、不符合的審核準則及時對應(yīng)的條款；
4、不符合項的性質(zhì)；
5、審核員和受審核部門代表的簽字。

二、編寫不合格報告時的注意事項

1、要注意準確描述不符合的事實，包括時間、事件、人物（一般不直接寫人名，而職務(wù)、工位號等）、地點；

2、力求精練，還要具有可重查性和可追溯性；具有可重查性和可追溯性就是要求將不符合事實發(fā)生的地點（車間、工段、部門）、設(shè)計的設(shè)備（設(shè)備號）、文件、記錄（文件、記錄日期與編號）、人員都描述清楚，便于重新查證。

3、判為不符合項的理由也要在事實的描述中自然帶出，要注意便于受審核方理解和采取糾正措施。

4、不符合的事實要經(jīng)過受審核方的確認。

現(xiàn)場審核中最重要的工作是確定不符合項和編寫不符合項報告。在現(xiàn)場審核中，一旦發(fā)現(xiàn)不符合，就應(yīng)編寫不符合項報告。

           (1)不符合項定義

           不符合項定義是：沒有滿足某個規(guī)定要求的項目。這里的規(guī)定要求主要有：

           ①《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》、《職業(yè)安全健康管理體系指導(dǎo)意見》；

           ②用人單位的職業(yè)安全健康管理手冊、程序文件及其它相關(guān)的職業(yè)安全健康管理文件；

           ③適用于受審核方的法律、法規(guī)、標準及其它要求。

           (2)不符合項的類型

           體系在建立和實施過程中，可能出現(xiàn)以下幾類不符合項：

           ①體系性不符合
          
      體系文件與有關(guān)的法律、法規(guī)標準及其它要求不符。比如，建立的文件化的管理體系不完整，未涵蓋所選定的體系要素要求；文件中沒有對國家法律、法規(guī)的規(guī)定提出明確要求。

           體系性不符合的另一種表現(xiàn)形式是缺少一些具體內(nèi)容，也就是說體系標準要求應(yīng)該建立的文件化程序或作業(yè)指導(dǎo)書沒有建立。

           ②實施性不符合
          
      體系在實際運行過程中，有的部門、班組、崗位未按文件規(guī)定去執(zhí)行。比如：某一工廠體系文件規(guī)定員工進入生產(chǎn)現(xiàn)場必須佩戴安全帽，一開始大家都遵守，但后來執(zhí)行得就參差不齊了。這就是一種實施性不符合。

           ③效果性不符合
          
      體系文件按標準或其它要求作出了明確的規(guī)定要求，而實施過程中也確實多數(shù)都按規(guī)定執(zhí)行了，但由于實施不夠認真或某些偶發(fā)原因而導(dǎo)致效果未能達到規(guī)定要求。比如，對某一裝置進行檢修，操作人員按有關(guān)規(guī)定要求進行停車、置換等—系列準備工作，但由于一些客觀因素，如氣壓不足，致使置換不徹底，結(jié)果發(fā)生意外事件。這種不符合就是效果型不符合。

           (3)不符合項的程度分類

           審核中可能發(fā)現(xiàn)很多不符合項，按不符合的程度分為“嚴重不符合項”和“一般不符合項”。

           ①嚴重不符合項

           出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成嚴重不符合項：

          
      a．體系運行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某一要素、某一關(guān)鍵過程重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象。即多次重復(fù)發(fā)生不符合現(xiàn)象，而又未能采取有效的糾正措施加以消除。例如，某用人單位有“危險性作業(yè)審批與管理程序”，但審核時競沒有一起完善有效的審批記錄，詢問現(xiàn)場人員又常有高處作業(yè)等現(xiàn)象，這就形成了系統(tǒng)性失效。
          
      b．體系運行出現(xiàn)區(qū)域性失效。如某一部門、要素的全面失效現(xiàn)象。例如，某一部門從主任到一般員工皆未按文件規(guī)定要求穿戴防護服，又如電焊機、手持電動工具均未按周期進行絕緣測試等。

      c．發(fā)生意外事件，造成人、財、物的損失。一般指發(fā)生重傷以上事故或一次多人輕傷及中毒的事故。

           ②一般不符合項

           出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成一般不符合項：
          
      a．對滿足體系要素或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的問題。如文件中的不嚴謹或有漏洞，現(xiàn)場少數(shù)的記錄不實或中斷，現(xiàn)場人員安全知識不全面等。

      b．對保證所審區(qū)域體系的有效性而言，是次要問題。如設(shè)備有一定缺陷，個別人員穿戴防護品不全等。

           不符合項的判斷對審核結(jié)論有決定性影響，對受審核方能通過職業(yè)安全健康管理體系認證起到關(guān)鍵性作用，因此在判定時審核員應(yīng)極為謹慎。

           (4)不符合項判定原則

           ①最貼近原則

           在審核時可能有些事實找不到完全對號入座的條款，此時，應(yīng)以最接近的條款為判別準則。

           ②自上而下原則
          
      在審核中，發(fā)現(xiàn)的事實可明確地判定為與《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》或《職業(yè)安全健康管理體系指導(dǎo)意見》某條款不符的，則按《審核規(guī)范》或《指導(dǎo)意見》判定。如果沒有明確的規(guī)定條款，可按用人單位的職業(yè)安全健康管理手冊、程序文件、作業(yè)文件等依次對照判定。

           ③最有效原則

           當存在多種判斷時，則應(yīng)向最有利于改進、最易見效果的條款處判。

           ④最關(guān)鍵原則

           當同時存在多個問題時，應(yīng)以最關(guān)鍵的問題或最關(guān)鍵的客觀證據(jù)為主進行判斷。

           ⑤最直接原因原則

           有些問題應(yīng)透過現(xiàn)象看本質(zhì)，向問題產(chǎn)生的最直接原因處判。

           ⑥合并同類項原則

           相同或類同的輕微不符合項，可采取合并同類項的方法。

           (5)不符合項報告
          
      不符合項報告的編寫應(yīng)簡單明了，說明問題。不符合項報告無固定格式，可自行設(shè)計，但必須要滿足“4C”要求，即complete（完全），correct（正確），clear（清楚），concise（簡明）。