6．2  職業(yè)健康安全管理體系文件審核檢查表

5)對受審核方的某些部門，如監(jiān)測和測量部門引用的國家、地方及企業(yè)內部的相關標準對具有效性也要進行審查。

對職業(yè)健康安全管理體系其他文件(如作業(yè)指導書、操作規(guī)程、工藝卡或其他有關規(guī)程)一般是放在現(xiàn)場審核時審查，除非是特別重要的過程作業(yè)指導書，也可在審核準備階段調閱，熟悉過程控制內容，以備現(xiàn)場審核時有所準備。

3、文件審查報告或文件審查檢查表

文件審查結果較多的是利用文件審查檢查表的格式來表示，如上表6．2所示。文件審查最終應得出文件審查結淪。結論一般有三種情況即合格、合格但尚需進行修改及不合格。目前在實施中較多的是第二種即合格但需進行修改，需修改職業(yè)健康安全管理手冊及程序文件不足之處，通常要求受審核方在規(guī)定的期限完成。

2．2．5編制審核工作文件

審核工作文件一般包括：

·審核檢查表

·不符合報告表

1、審核檢查表

1)檢查表的作用

審核檢查表實際是審核員的工作文件，審核提綱或審核工作指導，其作用是：

·保持審核目標的清晰和明確。

審核員可以依據(jù)檢查表的內容進行審核，使審核員不致于偏離目標和審核主題，檢查表實際起到提示作用。

·保持審核內容的周密和完整。

審核過程是為達到審核目的而事先經(jīng)過周密設計的抽樣過程，其中包括抽樣方法及抽樣數(shù)量的確定。因此，檢查表是審核員的工作提綱，使審核內容周密和完整，不致于遺漏。

·保持審核工作的節(jié)奏和連續(xù)性。

審核過程實際上是一次緊張而有節(jié)奏的活動，檢查表中詳細地寫明了審核計劃和審核程序，用以指導審核員有目的，有針對性地實施審核，保持工作有節(jié)奏和連續(xù)性。

·樹立審核員的職業(yè)形象。

作為—個審核員，特別是一名新參加工作，年輕的審核員，審核工作中如有一份經(jīng)過周密設計編制的檢查表，有針對性的提出問題，抽樣有代表性，嚴格按審核程序辦事，會給受審核方樹立一個熟練，經(jīng)過專業(yè)訓練的審核員的職業(yè)形象。

·作為審核記錄存檔

審核結束，檢查表、審核計劃與審核報告均作為審核記錄存入檔案備查。審核機構也可以利用若干相關的檢查表建立數(shù)據(jù)庫，以備今后為同類型的審核編制檢查表作參考。

2)檢查表的內容

檢查表的主要內容有兩個方面

·查什么(Look at)

列出審核項目的審核要點，確保審核覆蓋面的完整性，不要遺漏。

·怎么查(Look for)

確定該審核項目的審核步驟和方法，對該審核項目的抽樣方法及抽樣量的設計。

3)檢查表設計中的幾個問題

以職業(yè)健康安全管理體系標準及受審核方職業(yè)健康安全管理體系文件為依據(jù)。

·審核項目可以以部門審核為主，  以部門審核為主時應列出該部門所涉及到的主要要素(并非所有要素)的審核內容、步驟和方法。也可以以要素為主進行審核，以要素為主審核時，應列出到哪些部門去查，如何查。

·注意邏輯順序，明確審核步驟。

·抓住重點，抽樣應有代表性。

在初次進行職業(yè)健康安全管理體系審核時，多采用以部門為主的方式編制審核檢查表，其特點是工作量比較少，而且覆蓋面比較寬。

表6．3  現(xiàn)場審核檢查表

受審核單位：                編    號：

受審核部門：                陪同人員：

審  核  員：                審核日期：

4)檢查表使用中的問題

檢查表是審核員的工作文件，不能披露給受審核方，更不能事前通報給受審核方，以使其有針對性的作好準備。

·檢查表最好由審核員默記，并以巧妙的方式進行提問，檢查表僅起備忘錄的作用，切忌在受審核方面前照本宣科，生硬提問，這樣作的結果，容易使受審核方感到緊張，影響取證的效果。

·檢查表對審核員來說，僅起備忘錄和提示的作用，使審核員在審核過程中不致于偏離目標和主題，但在審核過程中可能會有新的情況和新的發(fā)現(xiàn)，這時審核員可以在不偏離審核目標和主題的前提下，對查什么和怎么查可以適時、巧妙的調整，不要過于拘泥，但也不能拋開檢查表進行隨機應變式的審核。

如上表6．3是檢查表的格式，供參考。

表6．4  不符合報告表

2、不符合報告表

為了審核工作的方便，除編制檢查表用以指導現(xiàn)場查證工作，使其按預先設定的審核目標，有序地實施查證工作。當查證工作中發(fā)現(xiàn)體系實施不符合標準要求時，應填寫不符合報告。

其中包括：

·不符合事實的描述：

·不符合職業(yè)健康安全管理體系標準哪一條款要求；

·不符合性質。

其格式如上表6．4所示

檢查表和不符合報告的格式?jīng)]有統(tǒng)一的要求，各審核認證機構可以結合審核工作中的經(jīng)驗自行設計，其目的是引用這些工作文件能協(xié)助審核員有效地實施現(xiàn)場查證，檢查表等工作文件，僅是審核員的一個工具。